La agencia apuesta a la digitalización de estos procedimientos
Con el motivo de agilizar y digitalizar los procesos de compras en el gobierno, la Administración de Servicios Generales (ASG) continúa desarrollando los procedimientos de licitación y adquisiciones.
“Al llegar a la ASG, nos encontramos con una agencia que prácticamente realizaba los procesos de compras y adquisiciones de forma manual. Así que nos dimos a la tarea de diseñar los procesos adquisitivos y, a su vez, trabajar la transformación digital, de manera que fuese un proceso ágil que garantizara la transparencia y la rendición de cuentas gubernamental”, explicó Karla Mercado Rivera, la principal oficial de compras del Gobierno.
Esta agencia gubernamental, que tiene a su cargo las compras en el Gobierno de Puerto Rico, implementó el uso de la tecnología mediante una nueva plataforma digital ‘Joint E-Procurement Digital Intelligence’ (J.E.D.I.). De acuerdo con Mercado Rivera, este sistema ha permitido agilizar y eliminar los procesos burocráticos de adquirir y contratar en el gobierno. Agregó que esta plataforma ha automatizado tareas en dicha agencia que han permitido reducir entre el 51 y 94 % del tiempo promedio de procesamiento.
“Mi compromiso ha sido transformar el proceso de manera que responda a las necesidades y realidades cambiantes del mercado y el mundo. De manera que el Gobierno, como cliente principal, pueda acceder, en medio de una inflación y escasez, a tener todos los recursos necesarios para la reconstrucción de Puerto Rico. En esa línea, se establecieron categorías de adquisiciones gubernamentales recurrentes y se desarrollaron subastas centralizadas, que han ahorrado por encima de $60 millones y va encaminada a que, tan pronto se inserte a los procesos el Departamento de Educación, los ahorros superen los $100 millones a pesar de la inflación”, aseguró Mercado Rivera.
Para alcanzar estos ahorros, los jefes de agencias establecen un plan anual de adquisiciones proyectando los bienes y servicios necesarios en sus respectivas agencias para el siguiente año, dijo la funcionaria.
En ese aspecto, la ASG realiza análisis de mercados y estudios financieros para desarrollar procesos de subastas o ‘Request For Proposal’ (RFP), que se publican al mercado y crean una serie de catálogos de servicios con precios preestablecidos que se traducen a un sistema con mayor eficiencia para que las agencias del gobierno puedan tener un mejor servicio, comentó Mercado Rivera.
A juicio de la funcionaria, esto ha resultado indispensable para mantener el funcionamiento gubernamental óptimo y servicios directos a la ciudadanía ininterrumpidos a pesar de la escasez de productos y disponibilidad de diferentes mercados a nivel global. Aseguró que la centralización y la contratación de estos servicios ha garantizado el suplido continuo y la rentabilidad de contratar con el Gobierno en diferentes industrias.
¿Cómo hacer negocios con el Gobierno de Puerto Rico?
La ASG administra el Registro Único de Licitadores (RUL) y el Registro Único de Servicios Profesionales (RUP). Además de precualificar a las personas o entidades que cumplan con los requisitos de contratación gubernamental, la funcionaria indicó que la agencia funciona como un banco de talentos.
“A pesar de la existencia previa de un registro, logramos establecer un récord certero y claro para que las personas que participen de estos procesos estén altamente cualificadas para proveer sus servicios. A través de este sistema, se le envía invitación para que participen de nuestros procesos de competencia, procesos de compras y licitación y, a su vez, es un mecanismo que ayuda a la ASG a identificar a todas esas personas aptas para contratar”, mencionó Mercado Rivera.
Agregó que la agencia también cuenta con el Sistema IDEAL, que es una plataforma que consolida, de manera digital, todos los documentos y certificaciones en poder del Gobierno. De esta forma, dijo que el gobierno es quien facilita la información de los ciudadanos o empresas para que estos no tengan que buscar o someter los documentos que se solicitan para completar el RUP o el RUL.
Asimismo, la funcionaria informó que, el 26 y 27 de abril en el Centro de Convenciones, la agencia formará parte de ‘Puerto Rico Compra’, una actividad que reúne a todo el componente gubernamental y al sector privado. En dicho encuentro, la industria privada mostrará los servicios que puede ofrecer y las nuevas tendencias en el mercado dentro de un proceso regulado donde el gobierno establece sus necesidades y prioridades. A su vez, participarán de ‘Puerto Rico Se Prepara’, que está dirigido a la preparación ante una emergencia y permite que el gobierno llegue a unos preacuerdos previo a estos acontecimientos.
“Estamos en un momento histórico bien importante porque estamos reconstruyendo a Puerto Rico y están los fondos disponibles para hacerlo. Necesitamos que, tanto la industria privada como el gobierno de Puerto Rico, puedan ser solo uno para tener los resultados que queremos y con la calidad que queremos en las obras de construcción y de infraestructura como también en todos los bienes y servicios que se adquieren para darle un servicio de calidad a la ciudadanía”, concluyó la administradora de la ASG.
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