Este contenido comercial fue redactado y/o producido por el equipo de GFR Media Brandstudio para Banco Popular
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Banco Popular
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27 de febrero de 2025
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El mercado es cada vez más competitivo y dinámico. Los negocios se disputan por mantenerse relevantes y rentables. Es por esto que los pequeños y medianos comercios que quieran tener éxito deben tomar decisiones basadas en evidencia y no en corazonadas o suposiciones.
Posicionar un negocio o producto en el mercado no es solo cuestión de tener una buena oferta, sino de conocer a fondo el comportamiento de los consumidores y utilizar esos datos para tomar mejores decisiones.
Los reportes internos y los indicadores clave de rendimiento (KPI, por sus siglas en inglés) son las herramientas esenciales que les permiten a los empresarios diseñar estrategias eficaces.
“El lenguaje de tu negocio son los números y los datos. Los datos te proveen información. Muchas veces, los dueños de negocio actúan por presentimiento. Tomar datos y estar pendiente de ellos te permite tomar decisiones más informadas”, sostuvo Nerma Albertorio Barnés, consultora de negocios.
La importancia de los reportes internos
Los reportes internos son documentos que recopilan y simplifican información importante sobre las operaciones. Estos son herramientas que permiten saber cómo está funcionando el negocio.
Por ejemplo, un reporte semanal de las ventas que refleje cuáles son esos productos que más se están vendiendo permitiría ajustar la estrategia de mercadeo, evitar el sobrestock (cuando la cantidad en el almacén es mayor a la demanda) y asegurar que los artículos más vendidos estén disponibles.
“Los negocios que no se miden, no pueden crecer. Si no miras la información interna de tu proyecto, no puedes saber dónde estás”, apuntó la experta.
Los KPI como una hoja de ruta
Por su parte, los KPI son métricas cuantificables sobre el progreso que está teniendo un negocio con relación a sus objetivos estratégicos. Estos parámetros ayudan a saber si estás en el camino correcto o necesitas realizar ajustes para lograr tus metas.
Si uno de los objetivos del negocio es optimizar la eficiencia operativa, un KPI medible podría ser la automatización de tareas repetitivas en un porcentaje específico, como 50 %. Por otro lado, si tu visión como dueño de negocio se centra en las ventas y el crecimiento, un KPI relevante sería el aumento de la cartera de clientes en un 20 % para expandir la presencia en el mercado. Este tipo de indicadores proporciona una dirección clara y específica según las necesidades de la empresa.
“Si eres dueño de un negocio y no tienes tus indicadores, no sabes para dónde vas; estos son los que te dan dirección”, explicó Albertorio Barnés.
Además, los KPI permiten que los equipos de trabajo enfoquen sus esfuerzos hacia lo que realmente beneficiará al negocio.
“Si no sabes qué quieres, no puedes decirle a tu equipo de trabajo hacia dónde van. Esos indicadores de desempeño le hacen la vida más fácil a todo el mundo”, añadió.
“Hay KPI básicos como, por ejemplo, tus ventas. Todo depende de la naturaleza de tu negocio. Puedes medir cómo quieres aumentar las ventas —sea mensual, anual o trimestralmente —, pero tiene que haber una métrica que te permita analizar cómo esas ventas cambian y fluctúan todos los meses. Puedes tener una métrica sobre cuánta exposición quieres tener mensualmente. O, por ejemplo, cuántas propuestas quieres enviar o cuántas veces quieres que te vean en las redes sociales”, ejemplificó.
También “se puede analizar la rotación de inventario, la cantidad de llamadas o solicitud de información que recibes sobre tu producto o servicio, la respuesta de la gente cuando haces alguna publicación de un tema en particular, tu nivel de retención de empleados, cuánto se tardan tus clientes en pagarte”, añadió.
Estrategia basada en información
Albertorio Barnés ofreció un excelente ejemplo de cómo los datos recopilados de los clientes ayudaron a transformar la operación de un restaurante.
Durante una consultoría, se analizaron las reservaciones en el restaurante y se descubrió que, en promedio, estas eran para parejas. Estos datos llevaron a los dueños del negocio a replantearse la distribución de las mesas en el local para acomodar a más personas.
“Ahora, en vez de 16 mesas para cuatro personas, tenemos 32 mesas de dos. Es desarrollar una estrategia basada en información que tienes en tu negocio de cómo se comporta la gente que va allí. Si no estamos pendientes a esos detalles, estamos perdiendo oportunidades de maximizar nuestras ventas y ser más eficientes”, expuso.
¿Qué datos recopilar y analizar?
Los reportes internos y los KPI están interconectados. Si el dueño de un negocio de servicios analiza sus reportes internos y descubre que solo 4 de cada 10 propuestas se convierten en ventas, puede establecer KPI estratégicos para elevar esa tasa a 6, impulsando así un crecimiento del 25 %.
Aunque los datos a recopilar varían según la naturaleza del negocio, existen algunos que ayudarán a anticipar las necesidades del consumidor, ajustar operaciones y satisfacer esas demandas:
1. Clientes: Es fundamental conocer las características de tus compradores: edad, género, preferencias o comportamientos de compra (qué artículos compra, en qué cantidad). Esto te permitirá, entre otras cosas, crear estrategias de mercadeo personalizadas.
2. Ventas: Obtener información sobre transacciones por producto, servicio o categoría. Analizar estas tendencias ayudaría a identificar patrones o fluctuaciones.
3. Tasa de conversión: Identificar qué porcentaje de los visitantes realiza una compra.
4. Rotación del inventario: Analizar cuál es la velocidad con la que los productos o servicios se venden.
5. Respuesta en redes sociales: Identificar qué tipo de publicaciones generan más interacciones para entender qué motiva a los consumidores. Además, puedes evaluar el rendimiento de tus campañas publicitarias o promociones.
Crea una cultura de datos
Para la experta con más de 20 años de experiencia, es crucial que los dueños implementen en sus negocios una cultura de datos.
“Las grandes empresas tienen la costumbre de hacer reportes porque miden el desempeño. Esa cultura de datos es importante para las decisiones. Entonces, en nuestros negocios, pensamos que esas cosas no son importantes, o no le dedicamos el tiempo, cuando es nuestra responsabilidad tener esa estructura que nos permita medir nuestro desempeño”, destacó Albertorio Barnés.
Conocer a tu consumidor, tener reportes internos con datos claros sobre tu operación y unos KPI bien definidos para cumplir tus metas son una necesidad vital para que los empresarios no operen a ciegas.
“Muchas veces, el dueño de un negocio tiene muchos roles; lo hace todo, pero tenemos que entender que nuestro rol es ser estratégicos. Para eso, necesitamos información. Esa infraestructura de cómo vamos a obtener la información que necesitamos es nuestra responsabilidad crearla. Puede ser una libreta, lo que quieras, pero tiene que haber algo que te permita saber por dónde estás y para dónde vas”, argumentó.
Este contenido fue redactado y/o producido por el equipo de GFR Media BrandStudio para Popular.
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